Apa itu SaaS: Definsi, Fungsi, Cara Kerjanya + Strategi

Software as a Service (SaaS) telah menjadi salah satu model bisnis paling populer di era digital.

SaaS menghadirkan solusi perangkat lunak berbasis cloud yang memudahkan individu dan organisasi mengakses aplikasi tanpa perlu menginstalnya secara langsung.

Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu SaaS. Mulai dari definisi, sejarah, cara kerja, fungsi, jenis, contoh, hingga strateginya.

Apa itu SaaS

SaaS adalah singkatan dari Software as a Service. Ini model distribusi perangkat lunak di mana aplikasi dihosting oleh penyedia layanan dan diakses melalui internet.

SaaS memungkinkan pengguna untuk menggunakan perangkat lunak tanpa perlu melakukan instalasi atau pemeliharaan.

Ciri-ciri utama SaaS:

• Berbasis langganan (subscription).
• Diakses melalui browser atau aplikasi cloud.
• Pemeliharaan dan pembaruan dilakukan oleh penyedia layanan.

Hal Menarik tentang SaaS:

• Tren terbaru: Penggunaan Artificial Intelligence (AI) dalam SaaS untuk meningkatkan personalisasi dan prediksi data.
• Peningkatan adopsi: Data dari SaaS Academy tahun 2024 menunjukkan bahwa perusahaan besar dengan lebih dari 10.000 karyawan, rata-rata menggunakan sekitar 447 aplikasi SaaS..
• Potensi bisnis: SaaS menjadi peluang bisnis besar dengan maraknya startup berbasis layanan ini.

Fakta terbaru: SaaS diperkirakan akan mencapai nilai pasar sebesar $195 miliar pada tahun 2025, menurut laporan Gartner.

Sejarah SaaS

• 1960-an: Konsep awal SaaS berasal dari time-sharing, di mana beberapa pengguna berbagi satu komputer pusat.
• 1990-an: Munculnya internet mempercepat pengembangan perangkat lunak berbasis web.
• 2000-an: SaaS mulai populer dengan munculnya perusahaan seperti Salesforce, yang memanfaatkan cloud untuk mengelola data pelanggan.
• 2020-an: SaaS mendominasi pasar perangkat lunak global dengan adopsi luas di sektor bisnis, pendidikan, hingga pemerintahan.

Cara Kerja SaaS

SaaS bekerja dengan memanfaatkan cloud computing, yang memungkinkan pengguna mengakses perangkat lunak melalui internet. Berikut langkah kerjanya:

1. Hosting aplikasi: Penyedia layanan menyimpan aplikasi pada server pusat.
2. Koneksi pengguna: Pengguna terhubung melalui browser atau aplikasi.
3. Pembaruan otomatis: Sistem secara otomatis memperbarui perangkat lunak.
4. Keamanan data: Penyedia SaaS menjamin perlindungan data pengguna dengan protokol keamanan tingkat tinggi.

Fungsi SaaS

SaaS dirancang untuk berbagai kebutuhan, seperti:

• Kolaborasi tim: Aplikasi seperti Slack dan Microsoft Teams.
• Manajemen data pelanggan: Salesforce atau HubSpot.
• Perangkat lunak keuangan: QuickBooks atau Xero.
• Alat produktivitas: Google Workspace dan Microsoft 365.

Kelebihan SaaS

Nilai jual utama perusahaan SaaS adalah seberapa jauh lebih efisien menggunakan aplikasi yang dikelola secara terpusat daripada menginstal perangkat lunak di perangkat pengguna. Ini berarti pelanggan SaaS dapat merasakan beberapa manfaat yang luar biasa. Seperti diantaranya;

• Penghematan biaya — Sebagian besar perusahaan SaaS membebankan biaya berlangganan yang membantu menyebarkan biaya aplikasi dari waktu ke waktu. 
  
  Pelanggan SaaS memiliki biaya awal yang lebih rendah karena mereka tidak perlu berinvestasi dalam perangkat keras yang mahal untuk meng-host aplikasi.
• Pembaruan mudah — Perusahaan SaaS memelihara perangkat lunak dan memperbaruinya saat diperlukan . 
  
  Pelanggan SaaS tidak perlu menginstal perangkat lunak apa pun atau menginstal patch dan pembaruan.
• Mobilitas — Secara teori, pelanggan SaaS dapat mengakses sistem mereka dari perangkat atau lokasi mana pun . 
  
  Ini sangat berguna untuk tenaga kerja yang tidak terbatas pada lokasi pusat atau kantor.
• Keahlian TI — Perusahaan SaaS berinvestasi dalam TI yang diperlukan untuk memecahkan masalah dan memelihara aplikasi, sehingga pelanggan tidak perlu melakukannya. 
  
  Selain itu, perusahaan SaaS memiliki sumber daya untuk menjaga keandalan sistem dan keamanan data lebih baik daripada pelanggan dengan anggaran TI terbatas.
• Skalabilitas — Jika pelanggan SaaS perlu memperluas kapasitas atau menambah pengguna, ia tidak perlu membeli perangkat keras baru atau menginstal perangkat lunak baru. 
  
  Perusahaan SaaS dapat meningkatkan kapasitas dengan cepat, tetapi kemungkinan besar akan dikenakan biaya berlangganan yang lebih tinggi.

Jenis SaaS

SaaS dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuan penggunaannya:

1. Perangkat lunak produktivitas: Membantu pekerjaan sehari-hari (contoh: Google Docs).
2. Perangkat lunak CRM: Mengelola hubungan pelanggan (contoh: Zoho CRM).
3. Alat analitik: Mengolah dan menganalisis data (contoh: Tableau).
4. Aplikasi e-commerce: Mendukung penjualan online (contoh: Shopify).

Contoh SaaS

Perusahaan SaaS dapat menangani hampir semua fungsi bisnis. Beberapa jenis aplikasi SaaS yang lebih populer yang tersedia meliputi:

• Customer resource managemen (CRM) — CRM adalah bentuk aplikasi Manajemen sumber daya pelanggan yang memungkinkan pelanggan SaaS untuk mengelola informasi pelanggan dan melacak penjualan melalui saluran mereka.
• Enterprise resource planning (ERP) — ERP adalah bentuk sistem aplikasi Perencanaan sumber daya perusahaan yang sangat cocok untuk mendukung organiasi atau bisnis berskala besar.
• Akuntansi dan faktur — Beberapa perusahaan SaaS fokus pada layanan penagihan dan faktur. Lainnya menawarkan berbagai layanan pelacakan dan pelaporan keuangan.
• Manajemen proyek — Ini layanan dalam bentuk perangkat lunak yang dapat membantu kolaborator berkomunikasi dalam sebuah sistem.
• Hosting web dan e-niaga — Server jarak jauh dapat menangani semua kebutuhan bisnis dalam kehadiran onlinenya.
• Sumber daya manusia — Perusahaan SaaS dapat menawarkan alat untuk melacak jam kerja karyawan, mengelola penggajian, menjadwalkan, dan mengelola proses perekrutan.
• Manajemen data — Produk SaaS dapat membantu menganalisis dan mengamankan data perusahaan.

Strategi Mengadopsi SaaS

Mengadopsi Software as a Service (SaaS) adalah langkah strategis yang memerlukan perencanaan matang. Agar manfaatnya dapat dirasakan secara maksimal.

Berikut langkah-langkah dan hal penting yang harus dipertimbangkan oleh bisnis:

1. Evaluasi Kebutuhan Bisnis

Sebelum memilih SaaS, lakukan analisis menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis.

• Identifikasi kebutuhan spesifik: Apakah Anda memerlukan perangkat lunak untuk CRM, kolaborasi tim, atau analisis data?
• Pertimbangkan skala bisnis: Bisnis kecil mungkin memerlukan fitur dasar, sedangkan perusahaan besar memerlukan solusi kompleks dengan integrasi yang mendalam.
• Tentukan anggaran: Pilih layanan yang sesuai dengan anggaran tanpa mengorbankan fungsi utama.

Contoh: Sebuah startup e-commerce dapat memilih Shopify untuk manajemen toko online karena fitur-fiturnya yang intuitif dan skalabilitasnya.

2. Riset dan Pilih Penyedia SaaS yang Tepat

Setelah kebutuhan bisnis jelas, lakukan riset mendalam tentang penyedia SaaS.

• Uji coba gratis: Manfaatkan masa percobaan untuk mengevaluasi fitur dan performa.
• Periksa reputasi: Tinjau ulasan pengguna dan peringkat penyedia SaaS di pasar.
• Cek dukungan pelanggan: Pastikan penyedia memiliki layanan dukungan pelanggan yang responsif.

Pertimbangkan juga tentang, apakah penyedia menyediakan pembaruan berkala. Dan apakah SLA (Service Level Agreement) mencakup uptime yang tinggi (misalnya, 99,9%)?

3. Pelatihan Karyawan

Implementasi SaaS yang sukses bergantung pada kompetensi pengguna. Dalam hal ini maka perlu;

• Sediakan pelatihan awal: Adakan workshop atau sesi pelatihan untuk memperkenalkan fitur utama.
• Kembangkan dokumentasi internal: Buat panduan penggunaan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
• Berikan dukungan berkelanjutan: Siapkan tim IT internal atau spesialis SaaS untuk membantu pengguna.

Contoh: Perusahaan yang mengadopsi Slack untuk komunikasi tim dapat memberikan pelatihan tentang cara memanfaatkan fitur seperti saluran (channels) dan integrasi aplikasi.

4. Pemantauan Keamanan

Keamanan data adalah prioritas utama dalam SaaS, terutama bagi bisnis yang menangani informasi sensitif.

• Audit kebijakan keamanan penyedia SaaS: Apakah penyedia menggunakan enkripsi data?
  
  Apakah mereka mematuhi standar keamanan seperti ISO 27001 atau GDPR?
• Terapkan autentikasi ganda (2FA): Lindungi akses pengguna dengan lapisan keamanan tambahan.
• Siapkan rencana cadangan data: Pastikan ada kebijakan backup yang dapat diakses jika terjadi kegagalan sistem.

5. Integrasi dengan Sistem Lain

Integrasi yang mulus antara SaaS dan sistem bisnis yang ada sangat penting.

• Periksa kompatibilitas: Apakah SaaS mendukung integrasi dengan ERP, CRM, atau alat kolaborasi yang sudah ada?
• Gunakan API: Pastikan penyedia SaaS memiliki API yang memungkinkan integrasi data secara real-time.
• Automasi proses: Manfaatkan alat seperti Zapier atau Integromat untuk menghubungkan berbagai aplikasi.

Contoh: Integrasi HubSpot dengan QuickBooks memungkinkan sinkronisasi data pelanggan dengan catatan keuangan.

6. Evaluasi Kinerja SaaS

Setelah diimplementasikan, evaluasi performa SaaS secara berkala.

• Pantau metrik kinerja: Apakah SaaS meningkatkan efisiensi atau mengurangi biaya operasional?
• Tinjau ROI (Return on Investment): Apakah manfaat yang diperoleh sebanding dengan biaya yang dikeluarkan?
• Kumpulkan umpan balik pengguna: Minta masukan dari karyawan untuk memahami kendala dan kebutuhan baru.

Hal yang perlu diperhatikan: Jangan ragu untuk mengganti penyedia SaaS jika kinerjanya tidak sesuai ekspektasi.

7. Perbarui Lisensi atau Langganan

Kelola lisensi SaaS dengan baik untuk memastikan layanan tetap aktif.

• Pantau periode langganan: Hindari gangguan operasional akibat lisensi yang kedaluwarsa.
• Evaluasi skala kebutuhan: Tambahkan kapasitas jika bisnis berkembang atau kurangi biaya untuk kebutuhan yang lebih kecil.

Hal-Hal yang Perlu Dipertimbangkan

• Biaya tersembunyi: Periksa apakah ada biaya tambahan untuk fitur tertentu atau dukungan pelanggan premium.
• Kesesuaian budaya organisasi: Pastikan SaaS mendukung alur kerja tim.
• Fleksibilitas: Pilih SaaS yang dapat disesuaikan dengan perubahan kebutuhan bisnis.

Dengan strategi yang terencana, SaaS dapat menjadi solusi efektif untuk meningkatkan efisiensi, kolaborasi, dan inovasi dalam bisnis.

FAQs

Kesimpulan

SaaS adalah model perangkat lunak masa depan yang memberikan kemudahan akses, efisiensi biaya, dan skalabilitas tinggi.

Dengan terus berkembangnya teknologi cloud, SaaS diperkirakan akan semakin mendominasi pasar perangkat lunak.

Adopsi yang tepat dapat memberikan manfaat besar bagi individu maupun perusahaan.