Kalau membicarakan tentang Public Relation, otomatis kita juga akan membahas tentang apa itu Press Release. Press Release adalah sebuah tindakan untuk menyebarkan sebuah informasi, baik itu berupa peluncuran produk baru dari perusahaan atau lembaga tertentu, pelaksanaan kegiatan dan lainnya.
Secara singkat, Press Release bisa dikatakan sebagai suatu cara untuk melakukan strategi soft selling. Dengan menerapkan hal ini, perusahaan atau lembaga akan lebih dikenal oleh masyarakat luas sehingga bisa meningkatkan citra dari perusahaan atau lembaga itu sendiri.
Jadi, apa sebenarnya yang dimaksud dengan Press Release? Kita akan mempelajarinya secara lengkap di sini.
Apa Itu Press Release?
Mengutip penjelasan dari jurnal yang berjudul Peran Press Release Sebagai Bentuk Penyebaran Informasi Publik Di Bagian Humas Pemerintah Kota Gorontalo oleh Minarni Tolapa (2018), Press Release adalah suatu bentuk penyebaran informasi yang dilakukan oleh humas (hubungan masyarakat).
Selain itu, Press Release menjadi suatu kegiatan kehumasan yang di dalamnya memuat peristiwa penting dan dapat diketahui oleh publik. Salah satu cara supaya publik dapat mengetahui peristiwa tersebut adalah dengan langkah humas melakukan penyebaran informasi melalui pemberdayaan jurnalis, yang nantinya akan dimuat ke media.
Jenis-Jenis Press Release
Thomas Bivins melalui bukunya Handbook for Public Relations Writing, menjelaskan bahwa Press Release merupakan informasi yang disiarkan untuk pers.
Lebih lanjut, Bivins juga menerangkan bahwa walaupun Press Release yang dibuat oleh Public Relations memiliki format yang mirip, sebenarnya mempunyai perbedaan pada penekanan informasinya.
Nah berdasarkan informasinya itu, Bivins mengkategorikan Press Release ke dalam 3 jenis:
1. Basic Press Release
Kategori ini mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu perusahaan atau lembaga, yang memiliki berbagai nilai berita untuk media nasional, regional, dan lokal.
Tujuan utama dari dibuatnya Basic Publicity Release ini adalah untuk memberikan informasi kepada media dan masyarakat terkait peristiwa dan perkembangan tertentu untuk menarik perhatian. Contoh informasi umum yang bisa diumumkan melalui jenis Press Release ini adalah:
- Perubahan manajemen organisasi atau perusahaan
- Peresmian kantor baru
- Pameran atau partisipasi dalam acara
- Penghargaan yang diraih
- Kampanye sosial yang akan dijalankan
2. Product Release
Memuat informasi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya, untuk kepentingan suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri.
Tujuan dari jenis Press Release ini adalah untuk memberitahukan informasi yang detail terkait produk atau layanan kepada media, pelanggan potensial, serta pemangku kepentingan lainnya.
Siaran jurnalistik ini dapat membantu membangun “massa” seputar produk baru dan meningkatkan penjualan dengan cara meningkatkan brand awareness. Isi informasi terkait Product Release adalah:
- Deskripsi rinci tentang produk atau layanan
- Manfaat dan fitur unik
- Harga dan ketersediaan produk
- Informasi kontak perusahaan yang bisa dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut
3. Financial Release
Dilakukan terutama untuk membina hubungan dengan pemegang saham. Misalnya seperti laporang keuangan tahunan, dividen, perubahan dalam kepemilikan saham, dan informasi penting lainnya yang berdampak pada aspek keuangan perusahaan.
Tujuan dari jenis Press Release ini tentunya untuk memberikan transparansi kepada analisis keuangan, investor, dan pemangku kepentingan lainnya terkait laporan keuangan perusahaan.
Selain itu, Finance Release kerap menjadi dasar bagi pelaporan berita keuangan oleh media dan analisis keuangan. Isi informasi Press siaran pers ini melibatkan:
- Analisis kinerja
- Laporan keuangan
- Penyetaan manajemen
Apa Tujuan dari Dibuatnya Press Release?
Dari penjelasan apa itu Press Release, kita sama-sama paham bahwa media ini dibuat sebagai penyebaran informasi dan berfungsi untuk meningkatkan citra dari perusahaan atau lembaga tertentu. Namun, apakah tujuan dibuatnya Press Release hanya itu saja?
Sebenarnya ada banyak tujuan utama dari media penyebaran informasi tersebut, di antaranya adalah:
- Memberitahukan berita penting, misalnya seperti peluncuran produk baru, peristiwa khusus, perubahan manajemen, pencapaian tertentu, hingga akuisisi.
- Meningkatkan brand awareness dan visibilitas pada audiens yang lebih luas.
- Menarik perhatian media dan mengundang liputan untuk memberikan eksposur tambahan kepada lembaga tertentu atau perusahaan.
- Meningkatkan reputasi dengan cara menyebarkan informasi benar, jujur, berharga, dan akurat.
- Mengelola kondisi krisis atau mengatasi konflik dengan memberikan informasi terbaru.
- Memberikan edukasi kepada masyarakat dengan cara memberikan informasi terkait produk dan perusahaan.
- Mempengaruhi opini publik terkait isu atau topik tertentu. Umumnya, tujuan ini ditetapkan oleh organisasi nirlaba untuk mendukung kampanye sosial dan masalah lingkungan.
Struktur Press Release
Dengan memahami apa itu Press Release, tentunya juga penting untuk mempelajari bagaimana struktur dari penulisan media penyebaran informasi tersebut. Struktur yang efektif adalah “kunci” untuk bisa mencapai tujuan-tujuan yang sudah kami jelaskan di atas tadi.
Jadi, isi Press Release haruslah jelas, relevan, dan menarik bagi media dan masyarakat supaya mendapatkan perhatian seperti yang diinginkan. Oleh karena itu, berikut adalah struktur utama dari Press Release:
Head (Judul)
Head merupakan bagian pertama dari Press Release yang berada di bagian atas dokumen. Umumnya, bagian ini memuat informasi singkat dan menarik terkait apa yang dibagikan dalam siaran pers. Bagian ini tentunya harus menarik perhatian publik dan membuat mereka ingin membaca lebih lanjut.
Head umum dibuat menggunakan judul yang singkat dan menarik, dengan tujuan untuk merangkum berita atau peristiwa yang disebarkan. Di dalam bagian ini juga tertera tanggal rilis dari siaran pers yang dibuat.
Lead (Pendahuluan Singkat)
Lead di dalam Press Release adalah paragraf pertama yang mengikuti Head. Fungsi dari bagian ini adalah untuk memberikan penjelasan singkat tentang peristiwa yang diumumkan dan menjawab pertanyaan penting menggunakan prinsip 5W + 1H (apa, kapan, siapa, di mana, dan bagaimana).
Tentu saja, Lead harus ditulis secara singkat, padat, dan menarik. Hal ini bertujuan agar pembaca mudah memahami inti pembahasan tanpa perlu membaca lebih lanjut.
Bagian ini menjadi salah satu yang paling krusial karena media dan pembaca sering memutuskan apakah akan melanjutkan membaca atau tidak, berdasarkan informasi yang disajikan.
Body (Isi)
Body adalah bagian utama dari Press Release yang memuat informasi terkait peristiwa yang diumumkan. Pada bagian ini, informasi yang disampaikan harus rinci, detail, dan runut sesuai peristiwa yang terjadi.
Isi Press Release dapat mencakup latar belakang informasi, konteks, kutipan, data statistik, dan detail tambahan yang akan mendukung penjelasan dari siaran pers tersebut.
Selain itu, bagian isi dari Press Release harus dibuat dengan struktur yang baik supaya pembaca bisa dengan mudah mengikuti alur peristiwa dengan mudah. Penting untuk selalu tetap fokus pada inti pembahasan untuk menjaga konsistensi gaya penulisan yang jelas dan objektif.
Apa Manfaat yang Didapatkan dari Membuat Press Release?
Melansir penjelasan dari Semrush, Press Release memiliki manfaat untuk membuat suatu perusahaan atau lembaga memiliki citra yang positif di mata publik. Namun selain itu, ada beberapa manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari membuat Press Release:
1. Menjangkau Pasar yang Lebih Luas
Seperti yang sudah kita pelajari melalui apa itu Press Release, media penyebaran informasi ini diterbitkan oleh humas atau media massa yang sudah memiliki banyak pembaca dari berbagai wilayah.
Hingga akhirnya, hal ini dapat meningkatkan awareness publik yang sebelumnya mengetahui atau mengenal betul perusahaan atau lembaga Anda.
Secara tidak langsung, siaran pers ini dapat membantu meningkatkan omset perusahaan karena berhasil menjangkau pasar yang lebih luar. Namun sebelum menerima manfaat ini, Anda harus terlebih dahulu mengetahui bagaimana cara membuat Press Release yang bisa diterbitkan oleh media.
Dengan begitu, tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan lebih mudah.
2. Menjadi Sarana Penanganan Krisis
Kemudian, manfaat Press Release juga sebagai penanganan krisis. Dalam menangani suatu kondisi krisis, perusahaan perlu melakukan gercep atau gerak cepat untuk memberikan konfirmasi dan meluruskan isu-isu miring yang beredar.
Dengan membuat siaran pers, perusahaan atau lembaga yang bersangkutan bisa menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan dapat mencapai publik luas.
Jadi, pihak perusahaan atau lembaga dapat memberikan klarifikasi terkait hal-hal negatif yang mengarah ke perusahaan dalam waktu yang cepat. Sehingga tidak akan memperburuk citra perusahaan yang sudah dibangun selama ini.
3. Media untuk Meluncurkan Produk
Press Release juga dibuat untuk memperkenalkan produk baru. Akan tetapi, hal ini harus dibarengi dengan strategi marketing yang tepat, sehingga pasar dapat lebih mengenal produk Anda. Dengan Press Release, maka produk baru Anda bisa dengan cepat sampai ke telinga masyarakat luas, bahkan hanya dalam hitungan waktu yang singkat.
Selain itu, media informasi ini dapat meningkatkan kepercayaan publik terhadap produk yang baru dirilis, karena dapat disertakan testimoni atau review pada penyampaian informasi.
4. Biaya Relatif Terjangkau
Bagi beberapa perusahaan dan lembaga, biaya membuat Press Release termasuk relatif terjangkau. Saat menyusun strategi marketing, sudah pasti perusahaan ingin mempromosikan produknya lebih luas, namun dengan biaya yang relatif rendah.
Saat ini, biaya untuk membuat dan menyebarkan Press Release melalui media nasional cukup terjangkau. Maka dari itu, membuat Press Release dalam strategi marketing menjadi salah satu upaya meningkatkan visibilitas dan penjualan yang terbaik.
Akhir Kata
Berdasarkan penjelasan tentang apa itu Press Release, media penyebaran informasi ini sangat berguna bagi suatu perusahaan maupun lembaga. Tidak hanya untuk menyebarkan informasi terbaru, tetapi juga untuk mengkonfirmasi dan meluruskan isu-isu miring yang terjadi.
Bagi banyak perusahaan, sudah bukan hal yang asing lagi menggunakan Press Release saat ingin memperkenalkan produk baru. Hal yang perlu Anda ingat adalah, Press Release harus dibuat sesuai tujuan yang sudah ditetapkan.
Sehingga publik bisa memahami dengan jelas, apa maksud dari siaran pers yang Anda buat.
Referensi:
Tolapa, Minarni. 2018. Peran Press Release Sebagai Bentuk Penyebaran Informasi Publik Di Bagian Humas Pemerintah Kota Gorontalo. Jurnal Sosial dan Politik. Universitas Ichsan Gorontalo.
